Viajar puede ser caótico, pero también relajante y divertido. Parte de la diversión consiste en disfrutar del viaje, lo que puede resultar difícil si uno se preocupa constantemente por si ha olvidado hacer o llevar algo. La mejor manera de evitarlo es estar preparado.
Mucha gente organiza los viajes creando calendarios y listas de equipaje, y viajar con un grupo deportivo no es diferente. No estás solo si te preguntas cómo planificar un viaje deportivo o viajar con un equipo. Tanto si eres el entrenador, el ayudante del entrenador o alguien a cargo, esta lista de comprobación y estos consejos principales para viajar por motivos deportivos te ayudarán a que tu viaje transcurra sin problemas.
Razones por las que los jugadores pueden viajar por motivos deportivos
Los partidos fuera de casa son la razón más habitual para viajar por motivos deportivos, pero no es la única. Puedes viajar para retiros de formación de equipos, entrenamientos, servicios a la comunidad o competiciones. Sea cual sea el motivo, viajar en equipo tiene muchas ventajas:
- Aumento de los vínculos: Viajar juntos refuerza viejos lazos y crea otros nuevos. El equipo conectará mientras viajan juntos, y estas conexiones les beneficiarán a lo largo de la temporada. Los entrenadores pueden conocer a sus atletas lejos de las presiones de la escuela y el hogar, lo que les permite establecer vínculos personales con los miembros del equipo.
- Reducción del estrés: Los deportistas suelen tener un horario rígido. Deben conciliar entrenamientos, torneos, partidos, casa y trabajo o estudios. Viajar para jugar un partido en equipo da a todos un respiro muy necesario. Permite a los deportistas disfrutar de una especie de vacaciones antes de volver a su vida cotidiana.
- Crecimiento del carácter: La práctica de deportes forja el carácter, y el equipo afrontará retos juntos, ya sea en los partidos, en el servicio a la comunidad, en la formación de equipos o en los entrenamientos. Pueden ayudarse mutuamente a aprender y crecer para superar las dificultades.
Consejos para preparar un viaje deportivo
La planificación de un viaje en grupo puede resultar frenética. Debe mantener al equipo motivado y entusiasmado mientras ultima todos los detalles de última hora. Intentar mantenerlo todo organizado puede ser todo un reto, sobre todo cuando un equipo suele estar formado por 15 atletas o más.
Estos consejos para viajar por motivos deportivos te ayudarán a ti y a tu equipo a manteneros organizados. Si los sigues, tendrás una idea clara de todo lo que podrías necesitar hacer antes del viaje, lo que te permitirá tener un viaje tranquilo y evitará el estrés o la ansiedad por olvidar algo.
1. Empezar a planificar pronto
Uno de los primeros objetivos de su plan de viaje debe ser empezar a planificarlo con tiempo. La antelación con la que empiece a planificar dependerá de la duración del viaje, el número de paradas, el número de partidos y otros factores similares. No existe tal cosa como planificar un viaje con demasiada antelación.
Por lo general, planificar con tres o cuatro meses de antelación es una buena práctica. Planificar con antelación le da tiempo de sobra para ocuparse de los detalles y comprobarlo todo. Si reserva con antelación, es posible que consiga precios más bajos en hoteles y vehículos de viaje.
2. Crear expectación
Parte de la planificación previa al viaje consiste en generar entusiasmo por el mismo. Cuando su equipo espera con ilusión el viaje, se entusiasmará con la competición que se avecina y todos disfrutarán más de la experiencia. Cuando los jugadores regresan contentos y hablan a los demás del viaje, se genera entusiasmo para futuros viajes y puede aumentar la participación.
Puede crear expectación por el viaje de varias maneras. La más sencilla es crear canales de comunicación y redes sociales para los participantes (y sus padres, si hay alumnos deportistas). Cree un canal independiente para cada grupo o uno que todos puedan compartir. Una buena plataforma para ello es Facebook.
La mayoría de la gente tiene una cuenta en Facebook, y es fácil crear un grupo privado. Puedes invitar a gente al grupo una vez que se hayan inscrito en el viaje y hayan pagado su depósito. En la página del grupo puedes publicar fotos del destino, información sobre los otros equipos, ideas para el itinerario o cualquier otra cosa relacionada con el viaje.
3. Cobrar los pagos
Cobrar puede ser el aspecto más crucial a la hora de organizar un viaje. Te permite saber cómo están las cosas económicamente. Si no tienes fondos suficientes para el viaje, tu grupo puede recaudar fondos.
Puedes enviar recordatorios de pago a los jugadores, pero una plataforma automatizada para cobrar las cuotas podría ser más eficaz. Una plataforma informatizada puede enviar recordatorios automáticos a tu equipo y cobrar los pagos electrónicamente.
4. Crear una lista de controladores
Es esencial tener un conductor para tu vehículo. Si crea una lista de posibles conductores, podrá elegir un conductor principal y otro de reserva. Si tiene un equipo de estudiantes, recuerde que el conductor debe ser un empleado que no sea estudiante. Dependiendo del tipo de vehículo, el conductor puede necesitar un permiso de conducir especial.
5. Crear una lista de contactos de emergencia
Los accidentes pueden ocurrir en cualquier momento. Parte de la preparación para ellos consiste en reunir la información de contacto de emergencia actualizada de todos los participantes. Puedes dar una hoja de información de contacto a cada atleta y hacer que la firmen ellos o sus padres o tutores. Una vez que devuelvan el formulario, puedes recopilar la información en una lista de contactos de emergencia. Copia la lista de contactos de emergencia y guarda una en el vehículo de viaje y la otra a mano.
6. Preparar y enviar la documentación
Debe enviar los documentos a sus atletas antes de la gira. Si tiene un equipo de estudiantes, envíelos también a las familias de los estudiantes y a las partes interesadas de la escuela. Los documentos incluyen itinerarios, planes de emergencia, listas de equipaje, exenciones y expedientes.
Obtenga copias de los visados de viaje y rellene los formularios de indemnización y seguro de viaje cuando sea necesario. Completar esta documentación le garantiza que está preparado para viajar. Es más fácil hacer un seguimiento de toda la documentación cuando está en el mismo sitio. Debe guardar en un solo lugar el alojamiento, el transporte, los equipos de acogida y demás información valiosa sobre el viaje.
7. Solicitar comentarios
Es esencial obtener la opinión del equipo antes de que finalice el viaje. Su grupo aportará ideas que le ayudarán a racionalizar el proceso de planificación o a añadir elementos al itinerario que sean del agrado de todos. Puede pedirles su opinión general sobre el viaje o comentarios más específicos.
Puedes celebrar una reunión, pedir feedback por el camino o parar a comer. Si es imposible obtener el feedback antes de volver a casa, obténgalo en el siguiente entrenamiento. Recibirás comentarios más valiosos cuando el viaje esté fresco en la mente de los deportistas.
Lista de control para viajar con un equipo deportivo
Contar con una lista de comprobación a la que pueda recurrir mientras planifica el viaje le garantiza que no se le escapará ningún detalle. Puedes revisar la lista antes de partir para ver si has olvidado algo y aliviar cualquier ansiedad de última hora.
1. Elija el hotel adecuado
Al elegir un hotel, querrá que tenga todas las comodidades que usted y su equipo desean para que su estancia sea cómoda. Es una buena idea preguntar a su grupo qué servicios desean. Puede comparar hoteles en función de su presupuesto, ubicación y servicios.
Una vez que tenga un hotel en mente, sea estratégico en cuanto a la ubicación de las habitaciones. Lo mejor es mantener al grupo unido. Su grupo puede ser ruidoso al conversar o viajar por los pasillos, por lo que mantenerlos juntos es una forma de ser considerado con los demás huéspedes. Algunos hoteles ofrecen bloqueo de grupos, lo que significa que puede bloquear una sección de habitaciones para su equipo.
2. Crear un itinerario
Haz un itinerario que esté disponible online y offline. Puede crear un PDF u otro archivo para compartirlo con el equipo, imprimiéndolo para repartirlo en persona o enviándolo por correo electrónico u otra plataforma en línea. De este modo, todos podrán acceder al itinerario en cualquier momento.
El itinerario debe exponer claramente las expectativas, la planificación del viaje del equipo deportivo, los lugares y los horarios. Cuanto más preciso y detallado sea, menos tendrás que repetirte. Intenta que ciertas actividades sean las mismas todos los días para evitar confusiones. Por ejemplo, mantén el mismo horario de comidas. También puede ser útil codificar el horario por colores. Por ejemplo, las comidas pueden ser bloques azules, y los entrenamientos, amarillos.
3. Distribuir una lista de empaquetado
Un equipo deportivo necesita muchas cosas. Los miembros del equipo pueden pasar por alto alguna necesidad al hacer la maleta. Si crea una lista de equipaje para el grupo, podrá incluir los artículos esenciales que no quiere que olviden. Crea una lista de comprobación separada para la persona encargada de atender las emergencias.
También necesita una lista de comprobación para los artículos relacionados con el equipo, como las neveras de agua y las toallas para el sudor. Antes de partir, puede revisar la lista de comprobación con su equipo y pedirles que comprueben sus maletas para asegurarse de que tienen todo lo que figura en la lista. También puedes revisar sus maletas tú mismo o pedirles que se pongan en parejas y revisen sus maletas mutuamente.
4. Plan de alimentación
En su presupuesto, tiene que planificar las comidas. Sepa dónde comerá el equipo y cómo lo pagará. Tanto si comen en restaurantes o en la cafetería del hotel, como si llevan su propia comida o les animan a pedir servicio de habitaciones, tener un plan básico de comidas les ayudará a usted y a sus atletas a presupuestarlas. Pueden traer su propio dinero, o puedes utilizar el dinero del viaje para cubrir las comidas.
También es una buena idea guardar tentempiés en el vehículo de viaje. Los atletas pueden traer los suyos propios, pero tener tentempiés en el vehículo garantiza que todos puedan acceder a ellos. Puede proporcionar refrigerios nutritivos para evitar el hambre y aumentar la energía durante el viaje.
5. Prepararse para emergencias
Aunque no se puede estar totalmente preparado para una emergencia, lo mejor es contar con protocolos por si ocurre algo. Asegúrese de tener un botiquín de primeros auxilios en el vehículo de viaje y sepa dónde está el hospital local. Otra sugerencia es buscar un centro de terapia deportiva cerca de su destino. Un deportista lesionado puede necesitar ayuda profesional para las articulaciones y alivio del dolor.
Dado que estás a cargo de tantas cosas, es posible que quieras poner a un asistente o a otra persona a cargo del manejo de emergencias. Si ocurre algo, la persona encargada de las emergencias debe llevar a los atletas a urgencias. Alguien que no seas tú podría quedarse con el atleta e informarte de su estado. Esta persona puede asegurarse de que los miembros del equipo lleven consigo la información de su seguro médico.
Disponer de un sistema evita que las cosas se conviertan en un caos durante las emergencias. Cuando se designa a una persona a la que acudir, se evita que demasiada gente intente intervenir o resolver las cosas. En su lugar, la persona responsable actúa y sigue un plan que mantiene todo organizado.
6. Informe a su equipo
Informe a su equipo antes del viaje y durante el mismo. Asegúrese de mantener al grupo informado sobre los lugares de las comidas y cualquier cambio en el programa. Informar a todos antes y después de un evento programado es una buena idea. Por ejemplo, cuando el equipo se reúna para desayunar, puede repasar con ellos el itinerario del día. A lo largo del día, recuérdales lo que viene a continuación. De este modo, todos estarán al tanto y se evitarán confusiones.
Reunir a su equipo después de los eventos también ayuda a mantener a todo el mundo unido. Puedes asegurarte de que todo el grupo está contigo antes de pasar al siguiente punto de tu agenda.
7. Ser eficiente
Cuando viajas por motivos deportivos, es posible que necesites llevar muchos artículos a tus eventos, como una tienda de campaña. Una tienda de campaña puede proporcionar a tu equipo un lugar donde refrescarse durante los entrenamientos o los partidos, o evitar el viento y la lluvia. Sin embargo, tener que transportar numerosos objetos voluminosos puede ralentizar tu trabajo y el de tu equipo, a menos que seas eficiente. Considera la posibilidad de utilizar carros para transportar neveras, tiendas y objetos grandes.
8. Dedique tiempo a la relajación
Dedicar tiempo a la relajación te ayuda a satisfacer las necesidades de tu equipo. La nutrición, el descanso, el sueño y el calentamiento son cruciales cuando se viaja para hacer deporte. No querrás que tus deportistas sufran agotamiento, así que dedica tiempo a la relajación durante el viaje. No todo pueden ser partidos y entrenamientos. Planifica días de descanso y visitas turísticas o días de diversión.
Las visitas turísticas crean valiosos recuerdos que su equipo puede llevarse a casa. Hace que su viaje sea más memorable y agradable y evita que sus atletas se sientan agobiados. Tendrán algo que les hará olvidar el partido, y su felicidad y rendimiento aumentarán. Aunque no ganen, se lo pasarán bien durante el viaje y querrán volver al año siguiente.
9. Elija un modo de transporte eficiente
Una de las mayores preguntas cuando se viaja es cómo se llegará al destino. Cuando viajes con un equipo deportivo, ten en cuenta primero la edad del grupo. Si el grupo es joven, puede pedir a los padres que le acompañen o compartan el viaje. Sin embargo, si el equipo es mayor, viajar en furgonetas o autobuses evita que la gente se pierda o llegue a horas diferentes.
Al igual que con el hotel, debe reservar el transporte con tres o cuatro meses de antelación. Si viaja para un partido, otros grupos deportivos también lo harán. Reservar el transporte con antelación le ayudará a superar a la competencia y a conseguir lo que desea.
Sepa qué tamaño de furgoneta le conviene
Con tantas opciones disponibles, decidir qué furgoneta de viaje es la adecuada para usted puede parecer desalentador. Hay muchos tipos y tamaños de furgonetas disponibles, pero podemos ayudarte a elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
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